Niet harder werken, maar slimmer organiseren
Hoe automatisering en AI de apotheek van de toekomst vormgeven
Nu de druk op de eerstelijnszorg steeds verder toeneemt, blijft één vraag knagen: durven we los te laten wat niet werkt en met lef te kiezen voor een frisse, effectieve aanpak?
Jelle Verwiel, apotheker en eigenaar van meerdere apotheken bij Houtense MC Apotheken, weet het zeker: “De grootste bedreiging voor de zorgpraktijk is niet het personeelstekort, maar het gebrek aan slimme organisatie.”
Van dagelijkse hectiek naar data-gedreven rust
Met meerdere apotheken onder zijn hoede en een duidelijke visie op zorginnovatie, daagt Jelle de status quo uit. Zijn motivatie? Niet technologische hype, maar structurele druk.
“Ik denk dat niemand het in z'n eentje kan oplossen. De problematiek is groot genoeg om het gezamenlijk te moeten doen.”
De uitdagingen zijn voelbaar: personeelstekorten, leveringsproblemen, druk op de telefonische bereikbaarheid en een steeds kritischer zorgconsument. “Er is zoveel te doen, we kunnen niet blijven rennen in rondjes,” stelt hij.
Automatiseren: grip op processen, ruimte voor zorg
Voor Jelle is het duidelijk: de traditionele manier van werken is niet toekomstbestendig. “Als je vandaag alles handmatig doet, ben je over vijf jaar niet meer concurrerend als zorgverlener.”
Zijn aanpak begint bij één centrale vraag: wat kost ons team nu de meeste tijd en wat levert weinig waarde op? Door dit continu te analyseren, wist hij samen met zijn team strategisch te automatiseren. Denk aan:
- Het vereenvoudigen van de telefonische keuzestructuur.
- Het automatiseren van herhaalrecepten.
- Het slim inzetten van data om wachttijden te verkorten.
“Het is niet alleen maar tijdwinst, het is ook rust creëren in de organisatie,” zegt hij. En die rust vertaalt zich door in patiënttevredenheid én werkplezier. Jelle probeert ook rekening te houden met de capaciteitsbehoefte door op maandag en vrijdag meer capaciteit in te plannen dan op woensdag en donderdag, wat hij ook uit de data kan afleiden.
“Je merkt dat mensen rust krijgen als processen meer gestroomlijnd worden. Patiënten merken dat er meer tijd is voor hun zorgbehoefte en dat alles soepeler verloopt.”
Automatiseren draait om keuzes maken – en niet alleen qua techniek
Een misvatting die Jelle graag doorprikt: automatisering is geen project voor de ICT-afdeling alleen.
“Digitalisering is niet alleen iets voor ‘de ICT’er’. Wacht niet op een oplossing van buitenaf. Neem zélf regie.”
Hij benadrukt dat succesvolle innovatie begint bij visie én betrokkenheid. “Ik haal er geen lol uit om alles zelf te doen. Een ander kan het beter. Dus werk samen. Zoek elkaar op. Kijk hoe je samen een sterker product kan maken. Want heel vaak geldt 1 plus 1 is 3.”
Zijn advies aan collega-zorgprofessionals: begin klein. Pak één proces tegelijk aan, test snel en stel bij. “Je kan beter kleine stukjes sneller ontwikkelen dan één groot ding dat niet werkt.”
AI is gewoon de volgende stap in goed apotheekbeheer
Over kunstmatige intelligentie heeft Jelle een heldere visie. “Veel van wat nu gemarket wordt als AI is oude technologie, maar dat wil niet zeggen dat het geen waarde heeft.”
Jelle is actief op zoek naar manieren om AI in te zetten voor voorraadbeheer, hij ziet veel potentieel en kijkt ernaar uit om AI in de toekomst meer toe te passen. Een gebied waar AI al succesvol wordt ingezet, is bij het herhalen van recepten via het bandje van Advitronics. Ook bij het optimaliseren van administratieve processen experimenteert Jelle met verschillende AI-oplossingen. Hoewel hij het nog niet op grote schaal gebruikt, ziet hij duidelijk de voordelen en is hij vastbesloten om de technologie verder te verkennen om zijn processen te verbeteren.
“AI is geen hype. Het is gewoon de volgende stap in goed apotheekbeheer.”
Daarbij werkt hij nauw samen met technologiepartners zoals Advitronics. “Advitonics heeft data. Ze kunnen zien waar in de callflow mensen afhaken. Dat zijn waardevolle signalen, die inzicht geven in waar we zorgprocessen gericht kunnen verbeteren.” Jelle herkent dit fenomeen uit zijn eigen bandje. “Als wij een intro te lang rekken, merk je het meteen: mensen dwalen af, haken af. Online werkt het net zo. Mensen willen snel snappen waar ze aan toe zijn en direct hun doel bereiken. De data laat zien waar dat gebeurt – en dan moet je dus iets aanpassen.”
Meer tijd voor de patiënt
De impact van automatisering door de jaren heen is inmiddels direct merkbaar op de werkvloer. Taken die eerst veel tijd vroegen, verlopen nu soepel of zelfs volledig automatisch. “Als je al je telefonie kunt automatiseren, krijg je meer tijd voor de patiënt en minder gedoe met administratieve handelingen,” vertelt hij.
Voor zijn team betekent dat: minder repeterende taken, meer focus op inhoudelijke zorg. En dat voelen patiënten ook. Minder wachttijd, snellere afhandeling en bovenal: meer aandacht.
Praktische lessen voor collega-zorgprofessionals
Wat kunnen andere apotheken van Jelle leren? Hij deelt vier concrete adviezen:
- Wacht niet op perfectie
“Wacht niet op de perfecte oplossing van buitenaf, neem zelf de regie.” - Begin klein en praktisch
Analyseer wat het meeste tijd kost en start daar. Automatiseer stap voor stap. - Luister naar team én patiënt
Gebruik feedback om processen aan te passen. Automatisering is pas waardevol als het mensen helpt. - Kies partners die meedenken
Werk samen met partijen die je niet alleen een systeem bieden, maar ook inzichten.
“Durf te investeren in technologie, maar doe het met verstand en met de regie in eigen handen.”
De toekomst is er al
De zorg verandert. De werkdruk stijgt. Maar dat hoeft niet te betekenen dat we als zorgprofessionals onder de druk bezwijken. Integendeel: door slim te organiseren, ontstaat ruimte – voor kwaliteit, voor rust, voor echte zorg. “Veranderen om te veranderen is geen doel op zich. Maar als het beter kan, en het is laagdrempelig te realiseren? Dan moet je het gewoon doen.”
Of, zoals Jelle het kernachtig samenvat:
“De toekomst van de zorg is nu al in handen van de zorgprofessionals die durven innoveren en te automatiseren.”
