Hoe breng je structuur aan in de drukste uren van een huisartsenpraktijk? Hoe versterk je de samenwerking tussen vier praktijken, zonder de eigen identiteit te verliezen aan de buitenkant? Andrea Koelewijn - Heemskerk, praktijkmanager bij Hoed Zeehos, ervaart het verschil: waar oude systemen de samenwerking afremden, brengt Zorgcentraal structuur en verbinding.
Twaalf jaar geleden ontstond de samenwerking tussen vier huisartspraktijken. De verouderde centrale voldeed niet meer aan de norm en kon de hoeveelheid bellers niet meer aan. Daarnaast paste het ook niet meer bij de visie van de HOED, vertelt Andrea. "Iedere praktijk had een eigen inlogsysteem, terwijl we juist als één team werken." Zo kwam het voor dat het ene nummer roodgloeiend stond, terwijl op het andere nauwelijks werd gebeld. "Dat leidde tot frustratie, onlogische verdeling van werk en lange wachttijden."
Met ruim 30 jaar ervaring in de huisartsenzorg kende Andrea de mogelijkheden van een moderne centrale en wist dat dit echt anders kon. Samen met het team van Advitronics werd Zorgcentraal ingericht:
Doordat alles vooraf goed was ingericht verliep de overgang vlekkeloos, "Op de dag zelf was het letterlijk: oude toestellen eruit, nieuwe erin, en we stonden live." De nazorg waardeerde Andrea enorm, juist omdat sommige dingen pas na een paar weken boven water komen.
De impact was groter dan het team vooraf had durven hopen. “Wat eerst als normaal voelde, blijkt nu onhandig.” Omdat de meeste assistentes nooit anders hadden gewerkt, konden ze zich vooraf moeilijk voorstellen hoe het anders kon. Maar nu er één wachtrij is, iedereen eerlijk aan de beurt komt en patiënten horen hoeveelste beller ze zijn, is het verschil meteen merkbaar. “Het zorgt voor rust bij patiënten en geeft ons team energie.”
Wat het team vooral waardeert:
In het begin was het even zoeken naar de juiste instellingen. Terugkijkend was wat extra oefenruimte prettig geweest. “Je moet het gewoon één keer gedaan hebben om het echt te begrijpen.“ Gelukkig was alles met de juiste ondersteuning snel op orde. Verder kostte het nauwelijks tijd of moeite om te wennen aan Zorgcentraal. Het sloot naadloos aan op de bestaande werkwijze en verbeterde direct de processen.
Bellen met patiënten is en blijft intensief, maar dankzij de extra structuur en het overzicht voelt het werk merkbaar lichter. Andrea benadrukt dat ze als organisatie meer zelfstandig kunnen oppakken en minder afhankelijk zijn van Advitronics: “We kunnen nu veel meer zelf. Zelfs vanuit huis log ik eenvoudig in om iets aan te passen wanneer dat nodig is.”
Voor Hoed Zeehos is Zorgcentraal de stap naar overzicht, samenwerking en gebruiksgemak. De structuur en de slimme inrichting zorgen ervoor dat het team efficiënter werkt en patiënten prettiger geholpen worden. "Het was echt een heel prettig project. Ik heb me nergens druk over hoeven maken," zegt Andrea.
Wil je weten of een centrale oplossing ook bij jouw praktijk past? Het verhaal van Hoed Zeehos laat zien hoe structuur en samenwerking hand in hand kunnen gaan. Plan vrijblijvend een adviesgesprek en ontdek hoe wij ook jouw praktijk helpen om zorgeloos over te stappen.