50% minder telefoontjes en 16 uur per week tijdswinst, dit is het geheim van Vallei apotheken

​"Kun je als apotheek groeien in tijden van enorme arbeidskrapte? Apotheek Heideweg bewijst van wel. Namelijk met behulp van digitalisering en automatisering. Apotheker Ben Maijstré verteld hoe hij met minder mensen meer rust creëert op de wekvloer.

“De telefoon ging hier vroeger de hele dag door,” vertelt Ben. “Iedereen stond onder spanning. We waren continu bezig met reageren in plaats van controle te hebben.”

Je kunt niet goed zorgen als je constant wordt onderbroken

Met gemiddeld honderd telefoontjes per dag, vaak over herhaalrecepten of de status van bestellingen, was het lastig om geconcentreerd je werkzaamheden af te ronden. Iedere beltoon is een onderbreking en haalt collega’s uit de concentratie. Meer stress, fouten en frustratie waren het gevolg.

Medewerkers kwamen zelfs eerder en bleven langer om alles goed af te ronden. “We werkten hard, maar kregen het telkens maar niet af” zegt hij. Ze namen door de drukte het werk ook mee naar huis. “Dat kon zo niet doorgaan.”

Soepele processen dankzij een moderne telefooncentrale

De omslag kwam met de overstap naar een moderne telefooncentrale met AI-oplossingen. Geen analoge bandjes meer terugluisteren, maar direct de gesproken berichten in tekst lezen.

“Wat eerst drie kwartier tot een uur kostte, doen we nu in een kwartier,” legt Ben uit.

Daarnaast halveerde het aantal inkomende telefoontjes van honderd naar vijftig per dag. De koppeling met Pharmacom maakt dat medewerkers direct zien wie belt en zelfs waarvoor. Ondanks dat het maar paar seconde ‘winst’ oplevert, willen ze niet meer zonder. Het scheelt zoeken, voorkomt multitasking, zorgt voor inhoudelijke gesprekken en voorkomt doorverbinden. “Techniek is geen doel geworden, maar een manier om ademruimte te creëren,” zegt Ben. “We hebben de controle terug.”

Meer zorg leveren met minder kosten

Een korte tijd nadat de apotheek overgestapt was naar de moderne telefooncentrale vertrok een collega. De resultaten spreken voor zich, want de zestien uur waren structureel bespaard en hoefde niet langer opgevangen te worden. Ook apotheker Ben wint zelf één tot twee uur per week terug, tijd die hij niet langer hoeft te blijven om alles rond te krijgen.

“Met hetzelfde team doen we nu méér werk, met meer aandacht voor de patiënt,” zegt hij. Er is minder verzuim, geen overwerk en nauwelijks nog ‘time-outdagen’. “Dat is pas echte winst: lagere kosten, hogere kwaliteit.”

Rust is de grootste toegevoegde waarde

Minder storingen betekent minder stress, minder fouten en meer werkplezier. De sfeer is positief, het werk overzichtelijk en de focus terug. “Ik werk met blije mensen in plaats van oververmoeide mensen,” zegt Ben. Automatisering is geen bedreiging, maar de stille kracht achter werkgeluk en continuïteit.

Wat andere apotheken hiervan kunnen leren

Het verhaal van Ben Maijstré laat zien dat de winst niet in grote investeringen zit, maar in slimme koppelingen en kleine verbeteringen. De digitale telefooncentrale stond in één dag. De koppeling met Pharmacom was binnen drie minuten actief.

De impact? Minder telefoondruk, meer rust, betere samenwerking met huisartsen en meer tijd voor zorg. “Je lost de hoge zorgvraag niet op met meer mensen,” zegt Ben. “Je lost het op door slimmer te werken met de mensen die je hebt.”

Digitaliseren levert tijd, rust en betaalbaarheid op. Precies wat de eerstelijnszorg nu nodig heeft. Benieuwd wat dit jouw praktijk kan opleveren aan tijdwinst, rust en groeiruimte? Neem contact op, zodat we je er alles over kunnen vertellen.