Wat de overstap naar telefonie en IT écht inhoudt: Marjolein deelt haar ervaring

​"We zijn overgestapt met telefonie en IT, en het hele traject is heel soepel verlopen. We zagen er een beetje tegenop, maar dat bleek nergens voor nodig." Praktijkmanager Marjolein Niemeijer, van Huisartsenpraktijk ’t Veen in Hattem, vertelt stap voor stap wat er op haar af kwam toen ze besloten over te stappen met hun telefonie en IT.

Wanneer weet je dat het tijd is om te veranderen?

“Er ontstond frustratie,” vertelt Marjolein. “We hadden regelmatig storingen, trage computers en de communicatie met de helpdesk verliep stroef. Meldingen bleven zonder terugkoppeling en we kregen geen informatie over storingen of oplostijden, terwijl bereikbaarheid in een huisartsenpraktijk juist cruciaal is.” Omdat Marjolein bij een eerdere praktijk goede ervaringen had met Advitronics, is ze gaan informeren naar onze oplossingen.

Hoe verliep het begin van het voortraject?

“Het is best intensief, je maakt elke week tijd vrij om je te oriënteren, offertes te lezen, vragen te stellen en informatie over je huidige processen op te halen, terwijl de praktijk gewoon door draait.” ​Wat direct opviel was dat Advitronics de offerte niet alleen mailde, maar ook samen doornam, iets wat andere partijen niet deden. “De vergelijking was lastig: er zijn zoveel diensten en abonnementsvormen dat je de waarde moeilijk kunt inschatten. Elk bedrijf gebruikt andere termen, het voelt als appels met peren vergelijken.”

De offerte samen doornemen maakte zoveel verschil, omdat het geen standaard product is. “Je snapt niet precies wat er staat, waar de bedragen op gebaseerd zijn en of er iets aangepast moet worden.” Marjolein heeft de keuze samen met de praktijkhouders op basis van gevoel en vertrouwen gemaakt.

Waarom hebben jullie voor Advitronics gekozen?

Wat voor Marjolein het verschil maakte was de manier van communiceren. “Jacco kwam langs, nam ons mee in hoe het zou werken en liet voorbeelden zien. Geen verkooppraatje, maar een uitleg van wat we konden verwachten.” Marjolein geeft aan dat het vertrouwen cruciaal is als je zo’n traject aangaat: “Het is een veelomvattende stap, omdat onze werkprocessen zo afhankelijk zijn van telefonie en IT. De transitie heeft grote impact op de praktijk.” Maar zodra de knoop was doorgehakt, verdween dat gevoel. “Toen werd het leuk en startte het plannen, stappen zetten en toeleven naar iets nieuws.”

Hoe pak je zo’n overstap aan?

De praktijk koos voor een gefaseerde aanpak: eerst de telefonie, daarna de terugbelplanner en als laatste de volledige IT-migratie naar de cloud. “Dat maakte het behapbaar” legt Marjolein uit. De projectplanner kwam op locatie en bracht alles in kaart. Op de dag zelf waren er deskundige engineers, die ervoor zorgden dat we gewoon konden doordraaien als praktijk.”

​De terugbelplanner is stapsgewijs uitgerold, omdat patiënten in het begin moesten wennen aan de computerstem. “Maar zodra ze op het afgesproken moment werden teruggebeld, waren ze enthousiast. En wij merken dat het de druk van de wachtrij haalt, daarom gaan we het verder uitbreiden.”

“De overstap naar IT was echt het moment waarop alles samenkwam” vertelt Marjolein. “We gingen van losse systemen naar één geïntegreerde omgeving in de cloud. Dat vroeg veel voorbereiding en vertrouwen want IT raakt álles wat je dagelijks doet.”

Wat maakte de IT-migratie het spannendst?

“Bij de overstap naar de cloud met de beveiligde verbinding, wil je geen enkel risico nemen. Er moest veel geregeld worden: wie kan waar inloggen, wat gebeurt er met de oude pc’s, hoe blijft het veilig?” Marjolein vond het prettig dat Roel en Harry haar stap voor stap begeleidden. “Ze wisten precies wat ze deden en alles was voorbereid. We konden gewoon doorwerken, ook toen er tijdelijk via 5G werd gewerkt.” Marjolein geeft aan dat de sfeer positief bleef, mede doordat de engineers kalm bleven en goed uitleg gaven. “Dat heeft echt geholpen.”

Wat leverde het uiteindelijk op?

“Vooral rust en tijdbesparing” zegt Marjolein. “Door de receptenlijn gaat het verwerken een stuk sneller. De telefonie is stabiel, de IT draait soepel en de computers zijn snel.” Waar ze vroeger drie keer per dag moest herstarten, werkt nu alles in één keer. Programma’s openen direct, terwijl het voorheen minuten duurde en het systeem vaak vastliep. “Ik hoef niet meer minuten te wachten met het opstarten.”

Ook onderhoud en updates verlopen nu automatisch, ’s nachts op afstand. “Vroeger kwam er jaarlijks iemand langs, nu merken we er niets van. Dat scheelt veel tijd en gedoe.” De interne samenwerking is ook verbeterd. “We chatten nu eenvoudig met elkaar, ook vanuit thuis.” En Marjolein heeft beter zicht op wachttijden en piekmomenten. “Nu kunnen we het werk beter verdelen.”

Wat zou je anderen mee willen geven?

Marjolein haar belangrijkste boodschap is er niet tegenop te zien: “Ja, het is een grote stap, maar het levert zo veel rust en snelheid op. We hebben een hele goede keuze gemaakt.” Een ander advies: “Laat Advitronics twee à drie weken na de livegang nog even laten langskomen om de laatste puntjes op te pakken.” Ook benadrukt ze hoe fijn het is om één partner te hebben voor zowel telefonie als IT. “Dat hangt zó met elkaar samen, nu is er geen geschakel meer tussen partijen.