Enkele maanden na de lancering van onze terugbelfunctionaliteit de Digitale Assistente zijn we behoorlijk wat ervaringen, inzichten en nieuwe features rijker. Met uitvoerige feedback van klanten die de Digitale Assistente inmiddels in hun telefonie-omgeving hebben geïmplementeerd, hebben we een nog beter beeld van hoe deze dienst kan worden ingezet en hoe praktijken hier hun voordeel mee doen.
1. Automatische activatie van de Digitale Assistente bij een bepaalde drukte in de praktijkAls de drukte in de wachtrij oploopt en de wachttijden langer worden, kan de Digitale Assistente worden ingeschakeld. Patiënten die in de wacht staan krijgen dan de mededeling dat het op dat moment erg druk is en er wordt hen de mogelijkheid geboden om een terugbelverzoek achter te laten. Uiteraard heeft de patiënt altijd zelf de regie welke optie het beste past. U kunt als praktijk zelf vooraf bepalen bij hoeveel wachtenden de Digitale Assistente automatisch moet worden ingeschakeld. Daarnaast kan de dienst ook spontaan worden geactiveerd indien nodig. Assistenten ervaren meer rust doordat de telefonische piek deels wordt opgevangen door de Digitale Assistente en daarmee kan worden gespreid. Patiënten hoeven niet verplicht lang in de wachtrij te staan en kunnen een moment kiezen wat hen past om teruggebeld te worden. Zij ervaren dit als positief en de assistenten geven aan dat zij patiënten vriendelijker vinden tijdens telefoongesprekken.
2. Inzet Digitale Assistente bij afwezigheid assistenten
Elke praktijk heeft momenten waarop de assistenten niet beschikbaar zijn, tijdens de lunchpauze, een overleg of als de telefonie naar de avondstand geschakeld is. Door ook hier te zorgen dat een patiënt maar één keer hoeft te bellen naar de praktijk en een terugbelverzoek kan achterlaten hebben we gezien dat we de piek in de middag ook kunnen laten afnemen. Het is een extra service voor de patiënt en de assistenten krijgen niet direct na een afwezigheidsmoment veel telefoongesprekken aangeboden. Via de terugbelverzoeken weten de assistenten direct of ze patiënten mogen terugbellen en wat de reden is van bellen.
3. De volledige bereikbaarheid wordt doorgeschakeld naar de Digitale Assistente
We hebben verschillende situaties gezien waarin praktijken op bepaalde dagen de volledige bereikbaarheid naar de Digitale Assistente doorzetten. Dat kan handig zijn op het moment dat een assistente afwezig is of dat er veel aanloop is naar de praktijk. Op deze manier kunnen patiënten aan de balie in alle rust persoonlijk te woord worden gestaan en kan de telefonie op een ander moment weer worden opgepakt. Zo krijgen patiënten zowel via de telefoon als via persoonlijk contact de aandacht die ze verdienen.
4. Inzet Digitale Assistente voor uitslagen
Tenslotte zijn er ook praktijken die aangeven dat patiënten bijvoorbeeld voor het opvragen van een uitslag naar de Digitale Assistente worden verwezen. Bij die praktijken zien we dat zij in de ochtend over het algemeen met afspraken maken bezig zijn en op een vast moment in de middag de patiënten terugbellen voor uitslagen. Het voordeel is dat de assistenten weten wie en waarvoor ze gaan bellen, dat scheelt veel tijd en werkt efficiënt.
5. Digitale Assistente voor startende praktijken
Bij startende praktijken zien we vaak dat een assistente niet elke dag of niet de hele dag aanwezig of beschikbaar is om gesprekken aan te nemen. De Digitale Assistente kan dan als service voor uw patiënten worden ingezet. Hierdoor kunnen patiënten bellen en een terugbelverzoek inplannen. De assistente of zelfs de arts bellen terug op de momenten die zij hiervoor ingepland hebben. Vooraf kan er per dag bepaald worden op welke momenten de assistente gaat terugbellen. Op deze manier kan de Digitale Assistente ingezet worden om volledig mee te groeien met een startende praktijk.
Nieuwe features Digitale Assistente
Uitvragen van reden van bellen en geboortedatum
De ontwikkeling van de Digitale Assistente heeft niet stilgestaan. Zo vraagt de Digitale Assistente inmiddels ook om een geboortedatum en de reden van bellen. Zo kan er gericht en efficiënt worden teruggebeld. Daarnaast is de Digitale Assistente zo ingesteld dat ze weet wanneer het een feestdag betreft en er op deze dagen geen terugbelverzoeken worden aangeboden.
Instelbare tijdvakken met een maximum aantal terugbelverzoeken
Uit de ervaringen van onze klanten hebben we waardevolle informatie verkregen die we direct konden doorvertalen naar nieuwe of geoptimaliseerde functionaliteiten. Zo zagen we bijvoorbeeld bij praktijken die de Digitale Assistente veelvuldig gebruikten, dat het soms lastig was om patiënten op het gewenste tijdstip terug te bellen. We zijn direct met deze feedback aan de slag gegaan en hebben ervoor gezorgd dat er tijdvakken van 1, 2 of 3 uur kunnen worden aangeboden en dat er ook een maximum aantal terugbelverzoeken kan worden ingesteld. Op deze manier kan de telefonische belasting goed gespreid blijven worden zodat de assistenten meer rust ervaren en ook aan andere werkzaamheden toekomen.
Blijf op de hoogte!
De Digitale Assistente is volop in ontwikkeling. Wilt u op de hoogte blijven van de nieuwe features en ontwikkelingen binnen onze terugbelfunctionaliteit? Schrijft u zich in voor onze nieuwsbrief en volg onze LinkedIn bedrijfspagina!
Wilt u de Digitale Assistente aanvragen?
Vul het onderstaande formulier in om de Digitale Assistente aan te vragen. Na ontvangst van het formulier zullen wij zo spoedig mogelijk contact met u opnemen.
De Digitale Assistente als geïntegreerd onderdeel van Advitronics Zorgcentraal
De Digitale Assistente is onderdeel van Advitronics Zorgcentraal: één veilige, online omgeving waar alle communicatie- en telefonieoplossingen samen komen.
Heeft u nog vragen?
Indien u nog aanvullende vragen heeft over de Digitale Assistente dan helpen wij u natuurlijk graag. Kom met ons in contact via 0486 47 88 88 of via het formulier hieronder.
