Inmiddels hebben veel bedrijven de Digitale Assistente in hun telefonie-omgeving geïmplementeerd. Inmiddels zijn we behoorlijk wat inzichten rijker en hebben we een nog beter beeld van hoe deze dienst kan worden ingezet en hoe praktijken hier hun voordeel mee doen. Dit zijn de vijf manieren die bij veel praktijken heeft bijgedragen aan meer rust en een verhoogde patiënttevredenheid.
Vijf toepassingen voor meer rust en een verhoogde patiënt tevredenheid
1. Automatische activatie van de Digitale Assistente bij een bepaalde drukte in de praktijk
Als de drukte in de wachtrij oploopt en de wachttijden langer worden, kan de Digitale Assistente worden ingeschakeld. Patiënten die in de wacht staan krijgen wordt de mogelijkheid geboden om een terugbelverzoek achter te laten. Uiteraard heeft de patiënt altijd zelf de regie welke optie het beste past. Als praktijk kunt u zelf vooraf bepalen bij hoeveel wachtenden de Digitale Assistente automatisch moet worden ingeschakeld. Daarnaast kan de dienst ook spontaan worden geactiveerd indien nodig. Assistenten ervaren meer rust doordat de telefonische piek deels wordt opgevangen door de Digitale Assistente en daarmee kan worden gespreid. Patiënten hoeven niet verplicht lang in de wachtrij te staan en kunnen een moment kiezen wat hen past om teruggebeld te worden. Zij ervaren dit als positief en de assistenten geven aan dat zij patiënten vriendelijker vinden tijdens telefoongesprekken.
2. Inzet Digitale Assistente bij afwezigheid assistenten
Elke praktijk heeft momenten waarop de assistenten niet beschikbaar zijn, tijdens de lunchpauze, een overleg of als de telefonie naar de avondstand geschakeld is. Door ook hier te zorgen dat een patiënt maar één keer hoeft te bellen naar de praktijk en een terugbelverzoek kan achterlaten hebben we gezien dat we de piek in de middag ook kunnen laten afnemen. Het is een extra service voor de patiënt en de assistenten krijgen niet direct na een afwezigheidsmoment veel telefoongesprekken aangeboden. Via de terugbelverzoeken weten de assistenten direct of ze patiënten mogen terugbellen en wat de reden is van bellen.
3. De volledige bereikbaarheid wordt doorgeschakeld naar de Digitale Assistente
We hebben verschillende situaties gezien waarin praktijken op bepaalde dagen de volledige bereikbaarheid naar de Digitale Assistente doorzetten. Dat kan handig zijn op het moment dat een assistente afwezig is of dat er veel aanloop is naar de praktijk. Op deze manier kunnen patiënten aan de balie in alle rust persoonlijk te woord worden gestaan en kan de telefonie op een ander moment weer worden opgepakt. Zo krijgen patiënten zowel via de telefoon als via persoonlijk contact de aandacht die ze verdienen.
4. Inzet Digitale Assistente voor uitslagen
Tenslotte zijn er ook praktijken die aangeven dat patiënten bijvoorbeeld voor het opvragen van een uitslag naar de Digitale Assistente worden verwezen. Bij die praktijken zien we dat zij in de ochtend over het algemeen met afspraken maken bezig zijn en op een vast moment in de middag de patiënten terugbellen voor uitslagen. Het voordeel is dat de assistenten weten wie en waarvoor ze gaan bellen, dat scheelt veel tijd en werkt efficiënt.
5. Digitale Assistente voor startende praktijken
Bij startende praktijken zien we vaak dat een assistente niet elke dag of niet de hele dag aanwezig of beschikbaar is om gesprekken aan te nemen. De Digitale Assistente kan dan als service voor uw patiënten worden ingezet. Hierdoor kunnen patiënten bellen en een terugbelverzoek inplannen. De assistente of zelfs de arts bellen terug op de momenten die zij hiervoor ingepland hebben. Vooraf kan er per dag bepaald worden op welke momenten de assistente gaat terugbellen. Op deze manier kan de Digitale Assistente ingezet worden om volledig mee te groeien met een startende praktijk.
Nieuwe features Digitale Assistente
We blijven de Digitale Assistente continu doorontwikkelen. Uit de ervaringen van onze klanten ontvangen we waardevolle feedback die we proberen door te vertalen naar nieuwe of geoptimaliseerde functionaliteiten. Zo proberen we het platform voor de praktijken steeds beter te kunnen laten werken. Dit zijn de meest recente features:
Uitvragen van reden van bellen en geboortedatum
De Digitale Assistente vraagt ook om een geboortedatum en de reden van bellen. Zo kan er gericht en efficiënt worden teruggebeld. Daarnaast is de Digitale Assistente zo ingesteld dat ze weet wanneer het een feestdag betreft en er op deze dagen geen terugbelverzoeken worden aangeboden.
Instelbare tijdvakken met een maximum aantal terugbelverzoeken
Bij praktijken die de Digitale Assistente veelvuldig gebruikten zagen we dat het soms lastig was om patiënten op het gewenste tijdstip terug te bellen. Aan de hand van deze feedback hebben we ervoor gezorgd dat er tijdvakken van 1, 2 of 3 uur kunnen worden aangeboden en dat er ook een maximum aantal terugbelverzoeken kan worden ingesteld. Op deze manier kan de telefonische belasting goed gespreid blijven worden zodat de assistenten meer rust ervaren en ook aan andere werkzaamheden toekomen.
Engelstalige versie van de Digitale Assistente
We hoorden van praktijken dat veel patiënten Nederlands niet als moedertaal hebben. Daarom hebben we een tweetalig menu ontwikkeld (Nederlands en Engels). De Digitale Assistente kan nu ook patiënten in het Engels te woord staan en terugbelverzoeken aannemen. Lees meer hierover.
Ontdek de meerwaarde voor uw praktijk
Ervaar zelf welke meerwaarde de Digitale Assistente biedt. Vraag de Digitale Assistente direct aan of plan vrijblijvend een demo in. Na ontvangst van het ingevulde formulier zullen wij zo spoedig mogelijk contact met u opnemen.
Geïntegreerd onderdeel van Advitronics Zorgcentraal
De Digitale Assistente is onderdeel van Advitronics Zorgcentraal: één veilige, online omgeving waar alle communicatie- en telefonieoplossingen samen komen.
Meer weten over de Digitale Assistente?
Lees meer over de voordelen en de meerwaarde over de Digitale Assistente of neem vrijblijvend contact met ons op via 0486 47 88 88 of onderstaand formulier om een vrijblijvende demo in te plannen.
